Формула постановки задач

База знаний

Содержание

Как ставить задачи и получать результаты в срок

Зачем это нужно?

Чтобы сформировать навык ставить задачи, которые будут выполняться в срок и с ожидаемым результатом с первого раза.
Сформировать культуру оперативно определять приоритеты задач и готовить понятные поручения.

Результат применения формулы

Сокращение времени на исполнение или делегирование задачи за счёт заранее выявленных деталей.
Ускорение реализации оперативных проектов за счёт простой расстановки приоритетов при реализации задач.
Ощущение удовлетворения за счёт осознания результата своего труда.

Два вида задач

Типовые (или регламентированные) задачи

Они повторяются регулярно, при этом почти не меняются по сути. Обычно такие задачи описывают в инструкции, делегируют и потом только проверяют результат.

Зачем их специально формулировать:
Для экономии времени на обучении постоянным задачам, для обеспечения стабильного результата.

Как планировать типовые задачи

Нетиповые поручения - задачи развития.

Это поручения, которые требуют решать новую незнакомую задачу. Они могут быть и простыми, всего на один-два часа, но вы их раньше не делали, или делали, но с другими условиями.

Зачем их специально формулировать:
Для ускорения решения задач развития, для попадания в результат с первого раза, для прогноза затрат времени в условиях неопределённости, когда ещё невозможно сделать инструкции.

Как планировать нетиповые задачи

С такими нетиповыми задачами чаще всего возникают проблемы. Сроки и результаты работы по таким поручениям сложно прогнозировать, а понять текущее состояние дел и вовсе бывает невозможно.
Именно таким задачам посвящена наша формула постановки задач.

В этих задачах нет срока исполнения. Мы рекомендуем стараться не ставить отдельный срок каждому нетиповому поручению. Вместо этого нужно проводить еженедельное планирование задач с командой и объединять такие поручения в "недельные рывки". А в конце недели проверять результаты сразу по всем задачам.

Примеры поручений по формуле

Пошаговый алгоритм постановки задачи:

Скачать файл

Ответить себе: зачем эта задача нужна моему делу, моему направлению или моей компании?
Если трудно определить, ЗАЧЕМ нужна эта задача, нужно разобраться, какие ВОЗМОЖНОСТИ принесёт её выполнение, а потом понять, какие ожидать ПОСЛЕДСТВИЯ, если задача не будет выполнена.
Если ответа на вопрос ЗАЧЕМ по-прежнему нет - значит эту задачу НЕ нужно брать в работу.

Вообразить, как ВНЕШНЕ должен выглядеть ПОЛЕЗНЫЙ результат выполнения этой задачи. Может быть, это название разделов будущего документа, который предстоит подготовить, или полученный после презентации ответ от нашего партнёра о том, что он готов с нами сотрудничать на взаимовыгодных условиях.
Сформулировать текстом простой и понятный результат выполнения именно этой задачи. Перечитать этот результат и убедиться, что в голове рисуется КАРТИНА будущих конкретных полезных событий и объектов, которые можно будет применить С ПОЛЬЗОЙ для дела.
Если трудно сформулировать ожидаемый результат, нужно ответить - какую ПРОБЛЕМУ мы решаем при выполнении этой задачи, ЧЕГО ХОТИМ добиться.
Это важное упражнение для руководителя, оно помогает тренировать навык визионерства и навык планирования, а главное - упрощает декомпозицию задачи, разделение на конкретные шаги. Ещё, это дарит удовольствие от осознания своего вклада в работу команды.
Определить по каким КРИТЕРИЯМ можно будет понять, что результат получен? Можно ли записать эти критерии измеримыми ПОКАЗАТЕЛЯМИ?

Записать задачу своими руками в единую систему, туда, куда в любой момент можно заглянуть и добавить комментарии и вопросы при необходимости. Записывать очень важно! В процессе записи часто меняется сама суть задачи.
Начать задачу с глагола, например: Подготовить, Сделать, Договориться, Решить, Организовать, Обеспечить. Но нельзя: Готовить, Делать, Поговорить, Позвонить.
Использовать 5 слов и больше, не считая предлогов.
Если трудно найти 5+ слов, нужно ответить на простые вопросы по задаче: ЧЕГО НУЖНО ДОБИТЬСЯ или ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ, ГДЕ ИМЕННО СДЕЛАТЬ или ДЛЯ КОГО, С ЧЕМ ИМЕННО СДЕЛАТЬ, КАКОЕ УСЛОВИЕ НУЖНО ВЫПОЛНИТЬ.
Убедиться, что задача записана так, что она будет понятна и через 2 месяца, и через год.
Определить приоритет задачи, колонку доски, куда её поместить: "Недельный рывок" или "Единый список задач". А также выбрать положение задачи в этом списке: выше - значит важнее.
Поставить дату исполнения, но только если задачу или её часть нужно выполнить до окончания недельного рывка.
Добавить в описание этой задачи наши ответы на вопросы "Зачем" и "Что жду в результате" - это станет критерием приёмки результатов исполнения поручения. Эти ответы помогают исполнителю сориентироваться быстрее.

Определить и записать первый шаг для выполнения этой задачи. В этот момент сразу становится понятно, насколько понятно поручение и насколько оно выполнимо.
Использовать для записи этого шага то же место, где уже записана сама задача. Первый враг руководителя - это личные блокноты.
Начать планировать "недельные рывки" - записывать первые шаги в начале недели сразу для всех актуальных задач

Внимание: В этой формуле нет срока исполнения - мы рекомендуем объединять такие поручения в "недельные рывки". А в конце недели проверять результаты сразу по всем поручениям, используя методику недельного планирования.

Примеры разобранных поручений:

Подготовить отчёт по обращениям клиентов в нашу компанию за консультацией по выбору схемы страхования среднего бизнеса

Выполнить проверку качества оказанной нами услуги по обработке изделия клиента группы B

Стоп-слова при формулировании задачи

"Позвонить, встретиться, поговорить, связаться" - это задачи направленные на коммуникацию, такие задачи не стимулируют добиться конкретного измеримого результата.

Их можно заменить на "Принять решение, Договориться о схеме сотрудничества, Подготовить план работ, Подтвердить, Проконтролировать".

Представьте себя исполнителем этой задачи, когда формулируете её. Воображайте, после того как запишите, как она будет восприниматься в уме исполнителя. Учтите, что исполнитель не обладает всем вашим набором знаний и, главное, ощущений по теме делегируемой задачи.
Не отправляйте задачу сразу. Сделайте семь вдохов и выдохов или хотя бы досчитайте до семи, а потом перечитайте задачу. Эти потраченные минуты сэкономят вам часы и дни за счёт качественного исполнения поручений.
Делегирование задач - это важная часть работы руководителя, но не единственная. Нельзя становиться пленником формулирования идеальных поручений.
Делегированная задача должна оставлять свободу для самоорганизации. Мы сами виновны в том, что подсаживаем коллег на "разжёванные" поручения для спинного мозга. После такого уже никакая работа не выполняется без пристального внимания руководителя. Руководитель обязан давать сотруднику возможность самому определять шаги по выполнению задачи.
Задача имеет ценность, только если сотрудник её понимает. Оцените это, предложите пересказать коротко своими словами суть и назвать свой следующий шаг.
Задача должна быть выполнимой, если вы хотите заслужить авторитет мастера постановки задач. Задача не должна вызывать ступор у исполнителя из-за своей абстрактности или нереалистичности.
Задача будет выполнена гораздо охотнее, если сотруднику понятна её значимость, ясно, зачем она сейчас нужна, какую цель преследует, и как будет использоваться результат её выполнения.
Вовлечение - это самый важный принцип организации всей работы, он выходит за рамки формулы постановки задач. Для того, чтобы поручения выполнялись в срок и в соответствии с целями компании, сотрудники должны понимать, зачем это нужно. Этого можно добиться через вовлечение в общие для всех ценности и цели. Например такие: обеспечить стабильность, добиться достойного результата, поднять уровень комфорта, победить общего врага, принять профессиональный вызов, сделать мир лучше в конкретном аспекте.
Хорошо сформулированной задачи мало для достижения результата в работе команды. Важен выстроенный процесс с регулярным планированием, постоянной обратной связью, ритмичными этапами сфокусированной работы с демонстрацией результата и самоанализом команды.

Задачи, которые состоят из двух слов: "Подготовить отчёт". Какой отчёт? Для кого, когда?
Задачи, которые записаны только по личным блокнотам, а не в едином общедоступном месте. Неизвестно, что именно каждый записал себе, одинаково ли все друг друга поняли.
Задачи, которые начинаются с существительного, а не с глагола, например: "Письмо с рекламацией по продукции". Что сделать с этим письмом? Прочитать? Написать? Переслать?
Задачи, лишённые понятного для всех приоритета. Размеченные значками и цветами для подчеркивания важности. Записанные в разных местах.
Задачи, которые были отправлены исполнителю с мыслью: "Это точно полезное дело, а зачем именно это нужно, он сам и разберётся".
Задачи, которые были отправлены исполнителю без понимания, что примерно должно получиться в результате: "Подготовить план-график по новой услуге". План с деньгами? С трудоёмкостью? Для презентации или для договора?
Задачи, наполненные непонятными подробностями, которые не оставляют свободы выбора хотя бы в малом: "В понедельник в два часа возьмешь черную папку, сядешь на трамвай 15, приедешь по адресу и запишешь все вопросы клиента по документам из сумки".

Пройти тест

Если у вас остались вопросы,
напишите в этой форме

Ответ на данный вопрос будет отправлен в телеграме