База знаний
Содержание
Планирование задач развития
(нетиповых задач)
(нетиповых задач)
Как расставить приоритеты во всех проектах на неделю за 1 час
Суть Планирования
- Понять, что важного произошло за неделю, и на чём нужно сфокусироваться на новой неделе.
- Пройти по всем проектам и клиентам в работе, определить их текущий статус и запланировать необходимые следующие шаги на неделю.
- Взять в работу новые задачи развития из единого списка задач и карты целей.
Зачем это нужно?
- Для того, чтобы доводить длительные задачи и нетиповые проекты до результата.
- Для того, чтобы в проектах были обязательно выполнены все необходимые шаги.
- Для корректировки плана работ без лишних управленческих расходов.
- Для того, чтобы приоритет задач был понятен вам и всей команде.
- Для того, чтобы без лишних затрат времени сохранять фокус на портфеле проектов, использовать свою экспертизу для помощи команде, даже когда одновременно выполняются десятки проектов.
- Для поддержания стабильной скорости реализации проектов, для сохранения фокусировки и продуктивной атмосферы в команде.
Результат запуска недельного планирования задач
- Актуальная доска задач с карточками в порядке приоритета, выявленные шаги и препятствия по задачам.
- Сформулированная цель нового рывка и результат прошедшего рывка.
- Сфокусированные продуктивные участники, получающие удовольствие от своей деятельности.
Принципы проведения недельного планирования
1
Планирование определяет конкретные задачи на неделю, которые должны обеспечить небольшой, но наглядный и ощутимый результат для продвижения в достижении целей проектов компании.
2
Планирование проводится один раз в неделю всегда в одно и то же время - это ритуал.
3
Встреча по планированию длится 1-2 часа, все частные обсуждения выносятся на отдельные встречи.
4
Новые задачи в течение недели добавляются в колонку Единый список задач, и только на планировании необходимые задачи переносятся в колонку Рывок на неделю.
Шаги планирования задач на недельный рывок
Подготовиться к Планированию:
- Пройти "разогревочный круг" - задать два вопроса ещё до анализа доски задач: "Что на ваш взгляд стало итогом, ключевым результатом прошедшего недельного рывка? На чём стоит сфокусироваться на новом недельном рывке?"
- Даже если ожидаемый результат прошедшего рывка не был достигнут, не стоит давать ответ, что никакого результата просто нет. В этом стартовом упражнении очень важно подвести итог, чётко осознать, какой "осязаемый" результат фактически был достигнут при выполнении задач рывка. Результатом может быть и новое осознание, как не надо делать больше никогда.
- Фокус участников на новый рывок должен описывать будущий результат, который получится через неделю, например, конкретный документ, согласованное решение с клиентом. Очень важно конкретизировать фокус, если прозвучали такие варианты: "Продолжу улучшать модуль", "Начну проработку клиентов".
- Фокус можно в тезисном виде сразу записать в заголовок колонки Рывок, а потом уточнить цель рывка в конце планирования, когда участники уже пройдут по всем колонкам доски.
- Даже если ожидаемый результат прошедшего рывка не был достигнут, не стоит давать ответ, что никакого результата просто нет. В этом стартовом упражнении очень важно подвести итог, чётко осознать, какой "осязаемый" результат фактически был достигнут при выполнении задач рывка. Результатом может быть и новое осознание, как не надо делать больше никогда.
- Если после "разогрева" пошёл поток идей о конкретных задачах, которые нужно запланировать на рывок, нужно записать эти идеи в карточки. Полезно готовиться к планированию заранее и добавлять в начало Единого списка актуальные карточки до начала планирования.
- Определить, выполнена ли цель прошедшего Рывка, выяснить, что нужно запланировать для решения возникших проблем по достижению цели, сразу добавить новые карточки.
Проанализировать карточки прошедшего Рывка:
1. Пройти по готовым задачам от карточки разделителя прошлого рывка до верха колонки Готово. Определить, какие новые задачи вытекают из уже готовых - что ещё нужно запланировать на новый Рывок или в Единый список, чтобы довести эти направления до результата, который будет иметь ценность для бизнеса. Карточки должны читать вслух сами исполнители.
2. Если специфика работы проекта требует длительного ожидания действия от внешних служб, детального промежуточного контроля или согласования результатов, то можно создать промежуточные колонки для согласования, контроля и ожидания внешних действий, например:
3. Пройти по задачам, которые до сих пор остались в колонке Сегодня в работе, скорректировать приоритет, назвать наш следующий шаг по каждой задаче, при необходимости записать его, или оформить карточку по Формуле постановки задач. Не срочные карточки нужно убрать в колонку Рывок. Карточки и шаги должны называть сами исполнители.
4. Пройти по задачам, которые до сих пор остались в колонке Рывок, скорректировать приоритет - переместить карточки выше или ниже, назвать наш следующий шаг по каждой задаче, если это вызывает затруднение - то записать его, если и это сложно, то оформить карточку по Формуле постановки задач с ответами в шапке карточки на вопросы Зачем и Результат. Карточки и шаги должны называть сами исполнители.
5. Выявить не приоритетные для нового рывка карточки задач и убрать в колонку Единый список. Ненужные карточки из Рывка убрать в колонку Отказались, и записать в комментариях причину нашего отказа от задачи - почему карточка больше не нужна.
2. Если специфика работы проекта требует длительного ожидания действия от внешних служб, детального промежуточного контроля или согласования результатов, то можно создать промежуточные колонки для согласования, контроля и ожидания внешних действий, например:
- "Проконтролировать руководителю", "Проконтролировать ответственному за задачу", "Напомнить", "Согласовать", "Проверить результаты", "Получить ответ".
3. Пройти по задачам, которые до сих пор остались в колонке Сегодня в работе, скорректировать приоритет, назвать наш следующий шаг по каждой задаче, при необходимости записать его, или оформить карточку по Формуле постановки задач. Не срочные карточки нужно убрать в колонку Рывок. Карточки и шаги должны называть сами исполнители.
4. Пройти по задачам, которые до сих пор остались в колонке Рывок, скорректировать приоритет - переместить карточки выше или ниже, назвать наш следующий шаг по каждой задаче, если это вызывает затруднение - то записать его, если и это сложно, то оформить карточку по Формуле постановки задач с ответами в шапке карточки на вопросы Зачем и Результат. Карточки и шаги должны называть сами исполнители.
5. Выявить не приоритетные для нового рывка карточки задач и убрать в колонку Единый список. Ненужные карточки из Рывка убрать в колонку Отказались, и записать в комментариях причину нашего отказа от задачи - почему карточка больше не нужна.
Наполнить Рывок новыми карточками задач:
- Добавить в колонку Рывок актуальные задачи сверху из Единого списка.
- Проанализировать нетиповые проекты в списке проектов, определить текущий статус и наш следующий шаг по каждому проекту в работе. Выявить необходимые задачи по проектам для недельного Рывка и добавить карточки в колонку Рывок. Названия проектов, их статус и необходимые шаги по проектам должны называть ответственные за проект члены команд
Провести декомпозицию задач на недельный Рывок:
- Разделить задачи недельного Рывка на отдельные шаги. В упрощённом виде исполнители задач должны назвать только первый шаг по каждой карточке Рывка сверху вниз.
- Записать шаги выполнения каждой карточки в её внутреннем списке Чек-лист.
Завершить Планирование:
- Определить ответственных за каждую задачу в карточках колонки Рывок и Сегодня в работе.
- Определить цель рывка - ключевой фокус - и записать в заголовок колонки Рывок, например: "Рывок до 20 апреля: Достигнуть соглашения о сотрудничестве с заводом ТракПрофит". Для производственных команд и команд продаж важно зафиксировать ключевой показатель производительности на рывок - поставить план.
- Сформулированная цель недельного рывка - очень важный элемент планирования, эта мини-цель помогает отличать недели друг от друга, не закапываться в рутине и включаться в режим быстрого достижения нового понятного результата по "Модели русского управления" Прохорова. Без сформулированной цели механизм "рывка" теряет свой эффект. К тому же цели рывков помогают участникам быстро оценивать прогресс в реализации долгосрочных проектов.
- Сформулированная цель недельного рывка - очень важный элемент планирования, эта мини-цель помогает отличать недели друг от друга, не закапываться в рутине и включаться в режим быстрого достижения нового понятного результата по "Модели русского управления" Прохорова. Без сформулированной цели механизм "рывка" теряет свой эффект. К тому же цели рывков помогают участникам быстро оценивать прогресс в реализации долгосрочных проектов.
- Сохранить цель нового недельного рывка в комментариях к специальной карточке "ЦЕЛИ НЕДЕЛЬНЫХ РЫВКОВ" в колонке Проекты - это нужно для проведения ретроспектив работы проекта в будущем.
- Проверить, все ли карточки для достижения цели рывка были запланированы на этот рывок. Если не все, то нужно добавить необходимые карточки задач.
- Предложить участникам определить, что может помешать достижению цели рывка, чтобы заранее учесть ограничения, получить от участников подтверждение того, что рывок выполним за неделю.
- Спросить, остались ли у участников ещё вопросы или блокирующие моменты, найти ответы вместе, глубокие вопросы вынести на отдельные встречи и сразу определить конкретное время, тему и участников для этих встреч.
- Пожелать участникам продуктивной работы на новом сфокусированном рывке.
Посмотреть поясняющее видео:
Рекомендовано смотреть видео на 2 скорости
Правило определения сложности задачи по первому или по следующему шагу:
- Если участник называет свой первый шаг для выполнения задачи за 1-2 секунды - значит эта карточка простая, можно двигаться дальше к следующей карточке при разборе колонки Рывок или Сегодня в работе.
- Из практики работы команд на территории РФ: задачи с очевидными шагами - это "простые" задачи, они либо выполняются за половину дня, либо требуют в сумме за неделю не более 4-х часов внимания членов команды.
- Если участник думает дольше - значит задача и шаги по ней сложные для выполнения, важно, чтобы исполнители в этот же момент, не откладывая, записали свои первые шаги по задаче внутри карточки задачи - в списке Чек-лист.
- Следующий шаг задачи исполнители обязательно должны формулировать как задачу для самих себя, а не для внешних силы, даже если шаг заключается в том, что нам нужно дождаться и получить результат от внешней инстанции, нужно так и записать: "Добиться получения отчёта из финансового департамента", вместо "Пусть они нам отправят отчёт".
- Если во время записи возникают вопросы, обсуждения и затруднения - нужно разобраться с задачей и оформить её по Формуле постановки задач - записать в блоке описания карточки ответы на вопросы Зачем и Результат:
- Эти ответы записываются в самом верху карточки в поле её описания, например:
- Зачем: для создания нового канала продаж и стабильного выполнения плана
- Результат: подтверждённая договорённость о встрече с датой и составом участников
- Эти ответы записываются в самом верху карточки в поле её описания, например:
- Из практики работы команд на территории РФ: задачи, которые вызывают непонимание и требуют детального описания, это "сложные" задачи. Команда должна ограничивать количество "сложных" задач на каждый недельный рывок. Понимание этой границы приходит после 3-8 недель работы команды.
- Для того чтобы начать системную работу, важно в самую первую неделю занизить планку и взять в два раза меньше "сложных" задач, чем хочется, иначе пропадёт доверие к инструменту планирования у всей команды.
Если у вас остались вопросы,
напишите в этой форме
напишите в этой форме
Ответ на данный вопрос будет отправлен в телеграме
